『オンライン会議ツールって実際どうなの？』

こんにちは、コンサルティング部 部長の遠藤頑太です。

最近の外出自粛ムードの中で通常通りの営業が出来なくなっている会社やお店が多いのではないかと思います。

そのような状況で注目されているオンライン会議ツール。

気になっているという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

✔ 本当に使えるの？

✔ ツールも色々な種類があるけどどれを選んだら良いの？

✔ 会議だけでなくオンラインセミナーも出来る？

✔ どうやって使い始めれば良いの？

活用するにあたって色々と疑問に感じることもあると思います。

そこで、当社やご支援先での事例をもとに上記のような疑問にお答えしたいと思います。

うちの場合はこういう使い方をしたいけど、何を選んでどう使ったらよい？という方は無料で個別相談に応じますのでお気兼ねなくお申込みください。

既に13社の方々のオンライン会議ツール活用相談に応じておりますので気軽にご相談頂ければと思います。

オンライン会議ツール、本当に使えるの？

さて、まずは「オンライン会議ツールって本当に使えるの？」と心配されている方のご不安に対してですが、結論から申し上げますと、かなり使えます。

実際に当社スタッフがお客様との商談で初めて使ってみた感想を1分程度の動画にまとめておりますのでご覧ください。

当社では6年ほど前からツールを導入していましたが、今まではほとんど社内会議のみで利用していました。

しかし、最近の状況を踏まえてお客様とも積極的にオンライン商談をしてみようと今年の3月頃から始めてみました。

その後社内のメンバーから挙がってきた感想は・・・
「声が聞き取りづらかったり画面が乱れたりしないか不安でしたが、何も問題なかったです。」

「移動時間は会議室までの行き来で10秒、交通費は0円なのでとても良いです。」

「雑談のような会話も問題なく出来ますけど、全体的に商談時間が短縮出来ています。」

といった形で、全体的にとても好評です。

実際にどうなのか不安に思っていらっしゃる方にも、まずは軽い気持ちで一度試してみて頂きたいと思っております。

オンライン会議ツールにも色々な種類があるけどどれを選んだら良いの？

次に、どのツールを選んだらよいの？と迷っている方の疑問にお答えします。

まずは結論から。BtoB（事業所向け）ビジネスの方はGoogle Meet、

BtoC（一般消費者向け）ビジネスの方はZOOMをオススメします！

（色々と試したうえでの個人的な感想です）

理由は、MeetはPCであればお客様側でソフトのインストールやアカウント開設が不要でURLをクリックするだけで会議に接続できる手軽さがあり、なおかつMeet導入に際してオンライン会議ツール以外の便利なツールが一気に使える環境が整うからです。

詳細は以下に記載します。BtoBビジネスであればお客様側にもPC環境があることがほとんどでしょう。

また、BtoCでZOOMをオススメするのは、スマホでの接続も容易で知名度もあるためお客様に安心して使って頂けることが大きいです。

前述のMeetはお客様がスマホの場合はアプリインストール・アカウント開設の両方が必要なので煩雑に感じられてしまうかもしれません。

一般消費者向けと考えるとスマホから容易に参加出来る方が間違いなく良いはずです。

当社では実際に打合せやお客様との商談で下記のツールを使用しました。
・ZOOM
・Google Meet
・Skype
・Whereby

いずれも素晴らしいサービスです。

ZOOMやSkypeは専用アプリを使用するので画像や音声がとてもクリアですし、Google MeetやWherebyは専用アプリを使わなくても接続できる手軽さがあるのでお客様にご案内がしやすいです。

それぞれのツールごとの特徴を私の所感も併せて記載します。

①ZOOM

いまとても話題になっているツール。無料で使いはじめることが出来ます。

会議をしたい相手も専用アプリ（無料）をインストールする必要があるため煩わしい（相手のリテラシが低い場合は難しい）と感じるかもしれませんが、URLをクリックすれば自動的にアプリがインストールされて会議が始められるので意外と簡単です。

専用アプリなので画像も音声も品質が良いと感じます。

②Google Meet

当社が最も利用する頻度が高いツールです。

自分が登録してしまえば相手はURLをクリックするだけで会議に参加出来るので、ITが苦手なお客様との商談も簡単に実現出来ます。（相手がスマートフォンの場合はアプリインストールとユーザー登録の両方が必要です）

当社が最も利用する理由は、このサービスを利用すると他のメールソフトやスケジュール管理、オンラインでのファイル管理、チャットなど多くのサービスが利用できて大きな業務効率化が出来るからです。

このMeetというサービスは、Googleが販売しているG Suiteというサービスの一つで、当社もオンライン会議がしたいというよりは様々なツールを使って業務効率化をしたいという理由から使い始めました。

当社では初年度20%割引クーポンをご案内することが可能ですので、興味があるという方はご連絡ください。

③Skype

昔からある有名サービスなのでご存知の方や使ったことがあるという方も多いと思います。

専用アプリを使用するため、画像も音声もクリアな一方、ユーザー登録やアプリインストールが必須なのでその点を煩わしいと感じる方には向かないかもしれません。

④Whereby

こちらはアプリインストールが全く不要なオンライン会議ツールです。

これは他のサービスには無い特徴です。無料プランだとURLが一つしか発行出来ないので誰かと会議をしている際に他の人がURLをクリックすると入ってきてしまう可能性があること、操作画面のほとんどが英語ということがネックに感じる方もいらっしゃるかもしれません。

ということで、それぞれ特徴があります。

まずはオンライン会議ツールがどのようなものか使ってみたい、という方はZOOMから試して頂くと良いと思いますし、これを機にテレワークの環境整備や業務効率化も考えたい、という方はGoogle Meet（G Suite）を試してみることをおすすめします。

一度相談にのってほしいという方には前述の通り、無料で個別相談に応じますのでお気兼ねなくお申込みください。

会議だけでなくオンラインセミナーも出来る？

さて、会議だけでなくオンラインセミナーも試してみたいという方もいらっしゃることと思います。

そういった際にも、先ほどのGoogle MeetやZOOMはオススメです。本格的なオンラインセミナー用のウェビナーシステム（ウェブ＋セミナーでウェビナーと呼びます）もありますが、簡易的にはMeetやZOOMで十分実現可能です。

通常のセミナーと同じように参加者募集を行い、参加対象者にメールやLINEなどでURLを送るだけです。

お客様側はカメラとマイクをオフにしておいて頂くようにすれば、こちらの講師だけが全員に表示されます。あとは通常通りセミナーを行うだけ。

パワーポイントの資料を用意している場合、画面共有という機能を使えば参加者全員にスライドが大きく表示され、講師の映像が小さく表示される、いわゆるオンラインセミナーの形式に出来ます。

本格的なウェビナーを行いたい場合は、ZOOMウェビナーオプションかYouTubeライブを使ってみることをおすすめします。

YouTubeライブは無料で使えて、セミナーが動画として残るので開催後も自社のホームページに掲載しておく、など二次利用が可能です。実際に当社がYouTubeライブを使ってセミナーを開催した際の動画をご紹介します。

オンラインセミナーは意外と簡単に始められます。当社でも初めての開催にあたり、「やってみよう！」から1～2週間で本番を実施しました。

通常のセミナーとは違った講師の緊張感があり、閲覧数が表示されるので「お！30人も見てくれてる！」といった楽しさもあり、参加者からのコメントが入るととても嬉しいです。

このような形でとても楽しく開催することが出来るので是非やってみてください。

どうやって使い始めれば良いの？

基本的にはいずれのツールも、アカウント開設⇒会議用URL発行⇒相手に送る、という3ステップで使えます。

アカウント開設は最初だけなので、一度始めてしまえば、URL発行⇒相手に送る、という2ステップで良いというわけです。

使うツールによって始め方が若干異なりますが、「ツール名＋始め方」などで検索して頂けば多くの記事がヒットしますので、各ツールの始め方の詳細は本記事では割愛させて頂きます。

ただし、そういった記事を読んですぐに出来る方ばかりとは限りません。前述の通り、当社では色々なツールの導入・活用を試したり、お客様にご支援をしたりしていますので、ご不安なことなどがあればいつでもご相談ください。

とても便利で楽しいオンライン会議ツール、使わない手はありません。まずは第一歩を踏み出して頂ければと思います。

私がこの記事を書きました！

グローカルマーケティング株式会社
マーケティング事業本部 営業責任者
コンサルティング部 部長
遠藤頑太（クリックでプロフィールへ)