事例

「情報を一元化しなければいけない、とは分かっているのですが・・・」
そんなお悩みを抱えていた、広島県尾道市の広告業・株式会社鉄道広告様。
アナログな業務プロセスと情報の属人化を解消し、社員の皆様がよりスムーズに働ける状態を作るために、現場の声を起点とした業務効率化のアクションプラン策定をご支援しました。

≪取り組みのサマリー≫
・支援回数：オンライン120分×全3回
・主なアウトプット：現状業務の可視化（ムリ・ムダ・ムラの抽出）、8つの業務改善アクションプラン
・構築した体制 / 主な成果：営業メンバー全員での課題共有と、脱・属人化に向けた合意形成の土台づくり

ご依頼の経緯：「ツールを入れても、本当にみんな使ってくれるのだろうか」

「情報を一元化しなければ」
最初のご相談時、経営陣からこぼれたのはそんなお言葉でした。

今のままではいけないと頭では分かっていても、社員間のITスキルの差や、過去のツール導入がうまくいかなかった苦い経験から、全社的なシステム移行に強い不安を抱えていらっしゃいました。

個人のPCや頭の中にだけ情報がある属人的な状態や、紙とデジタルを行き来する非効率なプロセスにもどかしさを感じつつも、「一部の人間だけで進めて現場の反発を招かないか」「どこから手をつければいいのか」という漠然とした不安を抱えた状態からのスタートでした。

ご支援プロセス

Step1：ツール導入の前に、まずは「全員のモヤモヤ」をテーブルに並べる

業務改善は、経営層や一部の担当者だけで進めると必ず現場の抵抗を生みます。そのため、いきなり解決策を考えるのではなく、まずは営業メンバー全員にご参加いただき、現状業務の棚卸しを行いました。

日々行っている業務タスクを洗い出し、どこに「ムリ・ムダ・ムラ」があるのかを抽出していきました。まずは「自分たちがいかに不便な思いをしているか」という痛みを全員で共有する体験を先出しすることが、後の定着に向けた最大の鍵だと考えたからです。

（※上記画像はワーク内容のイメージです。実際のものではございません。）

Step2：単なる「作業の羅列」ではなく、「真のボトルネック」を特定する

洗い出された全140件のタスクを分析すると、約6割にあたる90件に問題が潜んでいることが見えてきました。

「Microsoft Excelで作成して印刷し、別の台帳へ手書きする」といった最大7回にも及ぶ多重転記の無駄や、特定の外部システム操作が1人の担当者に集中し、不在時には業務が止まってしまう問題などが次々と浮き彫りになりました。可視化された構造を見た瞬間、「これだけ無駄な転記をしていたのか」と皆様の表情がハッとしたように変わったのが印象的でした。

Step3：「できそうなこと」から着実に進める、8つのアクションプランの策定

課題の根本が「書類管理の煩雑さ」と「担当者依存」にあることを全員で言語化した上で、解決に向けた具体的なアクションプランを策定しました。

「脱・属人化」「脱・アナログ」「脱・個人商店化」の3つの方向性を定め、Google Workspaceの共有ドライブ活用やチャットでの日報運用、さらにはベテラン社員の見積り基準を生成AI（NotebookLM）に情報源として蓄積させる標準化の検討など、8つの施策に優先順位をつけました。「これなら少しずつ進められそうだ」という手応えをいただき、全員が納得して次の一歩を踏み出すための合意形成を図ることができました。

（※上記画像はアクションプラン内容のイメージです。実際のものではございません。）

取り組みのアウトプットと変化

【Before】 顧客情報が個人の管理に留まり属人化。日報はMicrosoft Excel入力後に印刷し、同じデータを最大7回手書き転記するなど、紙とデジタルが混在する非効率な状態でした。
【After】 業務停滞の根本原因が共通認識となり、特定の担当者に依存しない仕組みづくりへ向けて、全員が当事者意識を持って改善に取り組む土台が完成しました。
【変化】 一部の人間が決めるのではなく、現場も含めた全員で話し合うプロセスを経たことで、「探す時間の削減」や「チャットでの日報報告」など、自分たちの業務をラクにするための新しいツール・ルールを受け入れる下地ができました。

お客様の声

「現場の声を拾い上げることで、全員が納得する一歩を踏み出せた」
これまでは一部の人間で新しいことを進めようとして、定着せずにうまくいかないこともありました。しかし今回、全員で現状のタスクと課題を出し合ったことで、自分たちの業務のどこに無駄があるのかがはっきりと見えました。
「まずは共有ドライブとチャットでの日報から」という、具体的で無理のない動き出しができ、今後の本格的な業務改善に向けた良い基盤ができたと感じています。（ご担当者様）

この事例が示す、弊社が提供できること

【応用可能な企業像】
・新しいツールを導入しても定着しなかった苦い経験をお持ちの企業様
・属人的な業務が多く、担当者不在時に業務が止まってしまうとお悩みの企業様

【関連サービス】

【弊社だからこその価値】
いきなり高額なシステムを導入するのではなく、まずは現場の皆様の声を丁寧に拾い上げ、日々の業務に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」を可視化することから始めます。一部の人間だけでなく、社員の皆様全員が納得し、「自分たちの業務がラクになる」と実感しながら進められる仕組みづくりに、伴走しながらサポートいたします。

担当コンサルタントからのひと言

一番嬉しかったのは、皆様が前向きに現状の課題と向き合い、活発に意見を出してくださったことです。どうしても新しいツールやルールの導入は現場の抵抗を生みがちですが、今回のように全員で現状を直視し、合意形成を図ることが成功の最大の鍵となります。今回策定したアクションプランの実行と定着に向けて、今後も頼れるパートナーとしてサポートさせていただきます。（武田 知浩）

関連事例・ご相談窓口

「情報を一元化したいけれど、どう進めていいかわからない……」
「社員のITスキルにバラつきがあって不安だ〜」

そんな漠然としたお悩みからで構いません。まずは貴社の現状をお聞かせください。

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