事例

「新しいツールを入れても、現場が使いこなせるか不安だ・・・」
そんなお悩みを抱えていた、広島県尾道市の広告業・株式会社鉄道広告様。
情報の属人化や紙ベースのアナログな業務プロセスから脱却するため、全社的な業務インフラとしてGoogle Workspaceの導入と定着に向けた伴走支援を行いました。

≪取り組みのサマリー≫
・支援回数：全3回×オンライン120分
・主なアウトプット：共有ドライブの構築、Google Chatでの日報運用開始、メール環境の完全移行、その他Googleツール各種の活用レクチャー
・構築した体制 / 主な成果：検索による「探す時間の削減」や「スマホからの直行直帰報告」など、場所に縛られない柔軟な働き方の基盤が完成

ご依頼の経緯：「いざ導入となると、本当に全社に浸透するのか」

「脱・属人化に向けてシステムを整えなければ」
事前の業務効率化のアクションプラン策定プロジェクトを通して、方向性は明確になっていました。

しかし、いざ新しいツールを入れるとなると、社員間のITスキルの差から「本当に現場が使いこなせるのか」という強い不安を抱えていらっしゃいました。一部の担当者に情報が集中してしまう現状の危うさを頭では分かっていても、日々の業務が忙しい中で全社のインフラを切り替えることは、現場にとって大きなストレスになりかねません。

「どこからどう手をつければ、業務を止めずに、かつ現場の反発を招かずに移行できるのか。」
そんなもどかしさを抱えながらの導入開始となりました。

ご支援プロセス

Step1：つまずきやすい「外部連携」をナビゲートし、安全な土台を作る

全社システムを切り替える際、最初のハードルとなるのがドメインやサーバー周りの設定です。鉄道広告様の場合、ドメイン管理を外部の制作会社様に委託されていたため、ここでの連携ミスは大きなトラブルにつながる危険がありました。

そこで、ドメイン所有権の確認や管理コンソール設定など、外部業者様との連携に必要な手続きを私たちがナビゲートしながら、慎重に初期設定を進めました。
専門的なやり取りを整理してご案内することで、「自分たちだけでは分からなかった部分もスムーズに進められた」という安心感を持っていただくことを第一に考えました。

Step2：一斉移行ではなく、あえて「探す手間が減る」体験を先出しする

一般的なツール導入では、一番よく使う「メール環境」から一気に切り替えがちですが、今回はあえて後回しにしました。
まずは「新しいツール＝便利でラクになるもの」という実感を持っていただくことが、定着の鍵だと考えたからです。

そこで、まずはGoogleドライブの活用から始めました。共有ドライブで「顧客別」「案件別」のフォルダ階層を作り、外出先からでも資料が検索できる状態を目指しました。
さらに、Google Chatに「日報グループ」を作り、スマホからの報告を可能にしました。
また、ベテラン社員の見積基準を生成AI（NotebookLMなど）に読み込ませるデモをお見せし、構築に取り組んでもらいました。
Google Workspace上で使える各種Googleツール、さらには生成AIツールを、業務上困っている部分に使っていただき、「ラクになる実感」を持っていただけるように徹底してこだわり進めていきました。

（※上記画像はイメージです。実際のものではございません。）

Step3：インフラの要であるメールを切り替え、新しい働き方を「当たり前」にする

Google ドライブやGoogle Chatを通じて「いつでもどこでも情報が見られる」という新業務フローへの準備が整った段階で、いよいよメールの完全移行に踏み切りました。

各個人の過去メールデータの移行方法を確定させ、外部業者様と連携してMXレコード（メールの配送先設定）を切り替えました。切替時に発生しやすい「一時的なメールの揺れ」への対策も事前に周知し、業務への影響を最小限に抑えながら安全に移行を完了させました。

取り組みのアウトプットと変化

【Before】 連絡手段がチャットツールやメールなど多岐にわたり、必要な資料は個人のPCか紙の台帳を探さないと見つからない状態でした。
【After】 情報が一元化され、誰がどこにいても必要な情報にアクセスし、タイムリーにコミュニケーションが取れる土台が整いました。
【変化】 導入直後は新しい操作に対する一時的な混乱もあったものの、社内の推進者様が根気強くメンバーをフォローし続けた結果、「スマホひとつで日報が送れる」「お互いの予定が見えて取次ぎが減った」という日常的な業務のラクさが現場に浸透し始めました。

お客様の声

「ツールは入れて終わりではない。みんなで声を掛け合いながら進めることが大切」
新しいツールへの移行は、やはり最初は戸惑うメンバーも多く、想定通りにいかない部分もありました。しかし、「スマホから日報が出せるのは便利だね」「資料をわざわざ会社に戻って探さなくてよくなった」と、少しずつ便利さを実感してもらえるようになりました。社内で声を掛け合い、根気強くフォローを続けたことで、ようやく新しいやり方が定着してきたと感じています。（ご担当者様）

この事例が示す、弊社が提供できること

【応用可能な企業像】
・情報が属人化しており、担当者不在時に業務が止まりがちな企業様
・新しいツールの導入に際して、現場への定着に不安がある企業様

【関連サービス】

【弊社だからこその価値】
ツールをただ「導入して終わり」にはしません。いきなり環境を激変させるのではなく、現場の皆様が「業務がラクになった」と実感できる機能から段階的に体験していただきます。社内の推進者様と伴走しながら、新しいツールが日常の「当たり前」として根付くまでのプロセスを丁寧にサポートいたします。

担当コンサルタントからのひと言

今回のご支援で最も印象的だったのは、導入直後の混乱期において、社内の推進者様が本当に根気強く現場の皆様をフォローし続けてくださったことです。いくら便利なツールを入れても、現場に定着しなければ意味がありません。皆様の地道な努力があってこそ、インフラが「生きた資産」に変わっていくのだと深く実感しました。今後も、本来やりたかった仕事に皆様が全力を注げるよう、しっかりとサポートさせていただきます。（武田 知浩）

関連事例・ご相談窓口

「ペーパーレスを進めたいけれど、何から始めればいいかわからない……」
「新しいツールを入れて、現場が混乱しないか心配だ」

そんな漠然としたお悩みからで構いません。まずは貴社の現状をお聞かせください。

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