事例

建築資材・住宅設備機器卸売業のITツール活用マニュアル作成支援

2024.01.09
企業名
株式会社スミック
業種
建築資材卸売業
ホームページ
https://smic-n.co.jp/

新潟県内や群馬エリアを中心にガラス・サッシ・住宅設備機器などを展開する株式会社スミック様から、社内で使用するITツールの活用マニュアルを作成する支援のご依頼をいただきました。

ご支援の背景

GoogleWorkSpaceでのクラウドサービスや、工程管理アプリなど、様々なITツールを導入して業務効率化と生産性向上を進めてこられたスミック様ですが、社員の間で「ITツールを使いこなせている人」と「ITツールを使いこなせていない人(あまり使用しない人)」の差が生まれてきていました。

会社としても「社員の残業時間を減らして、家族との時間や自分の時間も大切にしてほしい」という想いの元、ITツールを導入することで少しでも業務にかかる時間を削減したいと考えていました。

そこで、「スミックで活用するITツールはこのように使用する」という基本ルールとその操作方法をまとめたマニュアルを作成させていただき、プロジェクトメンバー2名による社内説明会開催を通じて、ITツールの活用定着を図っていくことと致しました。

ご支援内容

3日間にわたり、計10時間のプロジェクト会議の中で各ITツールの活用マニュアルを作成しました。
各ITツールの活用状況や組織体制をヒアリングさせていただいたうえで、理想的な活用方法を提案させていただきながら、スミック様にとっての現実的な活用ルールに落とし込んでいきます。

成果物は「ITツール活用マニュアル」としておりましたが、本来の目的はITツール活用が社内全員に定着することです。そのため、社内説明会開催後に実施すべき定着のための社内での取り組み(仕掛け)についても、討議の中で提案・整理させていただきました。

1回目 ・目的整理、各ツールの活用状況の把握
・組織体制の把握、浸透のための各部署ごとのキーパーソンを把握
2回目・各ツールごとの理想の使用方法について整理
・マニュアルのたたき台を共有し、構成を決定
3回目・作成したマニュアルをベースに活用方法の細部の調整
・社内説明会でのポイント整理
・社内で定着を図るために実践すべき取組をご提案

今回のご支援は、厚生労働省の「人材開発支援助成金」を活用することで、スミック様の自己負担を抑える形で実施させていただきました。人材開発支援助成金を活用することで、研修費用の一部が助成されるほか、参加する社員の賃金についても一部助成を受けることが可能となります。

成果物(一部抜粋)

社内説明会で使用することを念頭に置き、パワーポイント形式で納品させていただきました。
ITツール活用の定着を図るためには、ルールや使用方法といった「マニュアル」だけでは不十分です。「なぜITツールを活用すべきなのか」といった目的をメッセージとして伝えるパートや、ITツールそのものに興味を持ってもらえるような「プチ便利機能」なども含めて作成させていただきました。

各ツールの活用方法や棲み分けについて、文章で明確に定義。
文章だけでなく、キャプチャを使用して具体的な操作方法も反映。
ITツールが楽しくなるよう、ちょっとした便利機能もご紹介。
社内説明会ではマニュアルのわかり易さだけでなく、「なぜITツールを使用すべきなのか」といったメッセージも重要。

マニュアルの粒度

今回整理したITツールの一部として「Gmail」と「LINE WORKS」をご紹介します。スミック様では社内コミュニケーションをLINE WORKSを基本とすることで、メールよりも効率的なコミュニケーションができると考えられてきました。

しかしながら、中にはメールを使用するほうが効率的なケース(例えば「受信者が添付ファイル付きで転送したいもの」など)もあれば、明らかにLINE WORKSで会話をしたほうが効果的なケースもあったりなど、各個人によってツール使用における棲み分けがバラバラとなっていました。

そこで、以下のように「Gmailを使用すべきもの」を明確にし、それ以外は「LINE WORKSを活用する」という棲み分けをしたことで、個人の判断で活用揺れが起こりにくいようにさせていただきました。併せてメールの件名入力もルール化することで、開封判断をしやすくしたり、後から検索して確認しやすいように調整させていただきました。

お客様の声

 ITツールの活用は、社長をはじめ多くの社員が「必要なことと」として課題意識を持っていました。しかしながら、私たちも通常業務がある中で、今回の社内ルールの作成のような下地を整えていくことには中々時間を割くごとが難しかったところでした。
 コンサルタントの八田さんからご提供いただいた情報も参考になりましたし、今回まとまった時間を確保したことで、「この時間の中で運用ルールを明確にする」と、覚悟を決めて取り組むことができたことも大きかったと思います。
 今後は社内説明会の実施と、定着に向けた継続的な取り組みを実施してまいります。
                                   (業務部長:関 様)

今回のような「社員への浸透」という課題は、デジタル化・DX化を進めていくうえでどの企業でも起こり得る課題です。社内で時間を確保することが難しい課題だからこそ、私たちのような外の人材の力を借りて集中的に取り組むことで、皆様の工数を最小限にしながら解決できるものです。

スミックの関様、狩野様、ありがとうございました!

私が担当しました!
八田 元之

コンサルティング部 コンサルタント

営業・採用・DXの戦略からチーム作りまで、あらゆるお悩みについてお気軽にお話しください。BtoBビジネスを展開される貴社の"軍師"となります。

遠藤 大志

営業部 マネージャー

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