コラム

【ChatGPT活用法】会議効率を革新する議事録作成方法とは?

2023.12.25

こんにちは!コンサルタントの八田元之です。

みなさん、日々の会議や商談の内容を議事録にまとめる作業って、ちょっと面倒くさいですよね?今日はその手間を少し軽くする方法をお伝えします!それは、生成AIを使ってみることです。今回はChatGPTというテキスト生成AIを使って、どうやって商談議事録を作成するか、簡単に解説します。

なお弊社では、「ChatGPT活用」について30分無料オンライン相談を承っています。ちょっとした事の確認・相談でも大丈夫ですので、こちらからお気軽にご相談ください。

ChatGPTって何?

ChatGPTは、文章で入力した指示に基づき、自然な文章作成・要約・分析などをすることができる人工知能(AI)です。これを使うと、会話の内容をもとに文章を生成することができます。

ChatGPTそのものの解説については、下記コラムにて基本的な活用方法と併せて解説しておりますのでご覧ください。

関連記事: 【必見!】中小企業でも取り組めるChatGPTの活用方法4選

ChatGPTで商談議事録を作成する手順

①音声文字起こしで原文作成
会議・商談前に音声文字起こし機能を開始します。これで、互いに話した内容が勝手に文字起こしされて行きます。(文字起こし先はメールでもWordでも、テキスト入力ができる先であれば何でも可能です。)

こんな形で、簡単に文字起こしを呼び出すことができます。パソコンの場合は「Windowsマーク+H」※スマートフォンの場合はキーボードのマイクボタンから音声入力を起動させることができます。
※パソコンの機種、OSのバージョンによって異なります。

入力準備
音声文字起こしされた原文を確認しましょう。
万が一、個人が特定されるような情報(住所、氏名、会社名など)が入っている場合にはイニシャルなどに置き換えましょう。
また、会社の機密情報については自社他社問わず入力を避けましょう。

ChatGPTを活用
ChatGPTを使って、会話の内容を入力します。例えば、「以下の文章を議事録にしてください。」と入力し、その直下に②入力準備で整えた原文を代入すると、AIがそれに基づいて文章を生成してくれます。

こんな感じでChatGPTの入力欄にコピー&ペーストするだけです。
あっという間に以下のようなアウトプットが完成します。

修正と整理
AIが生成した文章を確認し、必要に応じて加除修正や追記を行い、議事録を整えます。
なんと、たったこれだけ!?
わずか10分で議事録ができました!

ChatGPTを議事録作成に活用のメリット

時短: 手作業での作成に比べて、作業時間が大幅に短縮できます。私ももっと早く知りたかったです。
正確性: 手作業で議事録を作成する際の聞き忘れや入力忘れによる記録漏れや誤りが少なくなります。
③柔軟性: ChatGPTは柔軟な対応が可能で、複数のトピックを含んだ議事録も作成できます。

私のこれまでの体感では、100点の議事録ではないものの、80点くらいの評価はできる出来です。
残りの20点はというと、主語が誤っていたり(音声入力では判断しづらい)、多少文章が不自然だったりといった部分です。
ただ、ちょっと手を加えればすぐに100点の出来にできますので、時間効率としては圧倒的です。

注意点 -セキュリティ面

最後に注意点です。

ChatGPTは、機械学習のためにユーザーの入力情報を取りためているとの報告があります。
機密情報や個人情報など、機密性の高い情報はAIに入力しないようにしましょう。個人情報が入っている場合には架空の人物のお名前に置き換える、当社及びクライアントの機密情報が入っていないか確認しましょう。

上記のデモ画面で言えば、「藤井さん」自体は全国にいらっしゃいますので個人が特定されることはありませんが、「グローカルマーケティングの藤井さん」と記載されていると個人が特定されることになりますので入力を控えましょう。

また、AIが生成した文章は、必ず人の目で確認しましょう。
時には誤った情報を生成することもあるため、慎重にチェックが必要です。

以下に、一般社団法人日本ディープラーニング協会より公開されている「生成AIの利用ガイドライン」についてのリンクも記載します。

生成AIの利用ガイドライン(一般社団法人日本ディープラーニング協会)

会社全体で活用していこう!という企業様も増えてきておりますが、その場合にはぜひ上記のようなガイドラインを作成して社内運用のルールを定めておきたいものです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。中小企業の皆様も、このようにChatGPTを活用することで、会議や商談議事録の作成をスムーズに行えるようになります。手間を減らし、正確で効率的な議事録作成に役立ててみてくださいね!それでは、良い商談と効率的な議事録作成を! 

おまけ

ちなみにこのコラム、ChatGPTに構成を作ってもらいました!やっぱり早いですね。

なお弊社では、「ChatGPT活用」について30分無料オンライン相談を承っています。ちょっとした事の確認・相談でも大丈夫ですので、こちらからお気軽にご相談ください。

参考情報: ChatGPT活用セミナー

最後までお読みいただきありがとうございました。

私が担当しました!
八田 元之

コンサルティング部 コンサルタント

営業・採用・DXの戦略からチーム作りまで、あらゆるお悩みについてお気軽にお話しください。BtoBビジネスを展開される貴社の"軍師"となります。

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